Funkcja VLOOKUP w Excelu: Jak wyszukiwać dane w tabelach

Co to jest funkcja VLOOKUP?

Funkcja VLOOKUP (WYSZUKAJ.PIONOWO) pozwala na przeszukiwanie pierwszej kolumny tabeli w poszukiwaniu określonego kryterium (np. numeru identyfikacyjnego, imienia czy nazwy produktu) i zwracanie wartości z tej samej wiersza, ale z innej kolumny w tej samej tabeli.

Funkcja jest niezwykle przydatna, gdy masz dużą bazę danych i potrzebujesz znaleźć konkretne informacje na podstawie wartości w pierwszej kolumnie. Zamiast ręcznie przeszukiwać tabelę, wystarczy użyć VLOOKUP, aby szybko znaleźć potrzebne dane.

Składnia funkcji VLOOKUP

Składnia funkcji VLOOKUP wygląda następująco:

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

• lookup_value: Wartość, którą chcesz wyszukać w pierwszej kolumnie tabeli. Może to być liczba, tekst lub adres komórki.
• table_array: Zakres komórek, w którym chcesz wyszukiwać dane. Może to być np. zakres A1:D10.
• col_index_num: Numer kolumny w tabeli, z której chcesz zwrócić wynik. Liczenie kolumn zaczyna się od 1 (pierwsza kolumna to 1, druga to 2 itd.).
• [range_lookup] (opcjonalny): Określa, czy wyszukiwanie ma być dokładne, czy przybliżone. Jeśli wpiszesz „FALSE”, funkcja znajdzie dokładną wartość, a jeśli „TRUE” (lub pominiesz ten argument), funkcja będzie szukać najbliższej wartości mniejszej niż lookup_value.

Przykład zastosowania funkcji VLOOKUP

Załóżmy, że masz tabelę z danymi o pracownikach firmy, gdzie w pierwszej kolumnie znajdują się identyfikatory pracowników, a w kolejnych kolumnach ich imiona, stanowiska i pensje. Chcesz znaleźć pensję konkretnego pracownika, znając jego identyfikator.

Tabela:

Jak użyć funkcji VLOOKUP?

Załóżmy, że chcesz znaleźć pensję pracownika o ID 102. Oto jak możesz to zrobić:

=VLOOKUP(102, A2:D4, 4, FALSE)

Wyjaśnienie:

• 102 to wartość, którą chcesz wyszukać, czyli ID pracownika.
• A2:D4 to zakres danych, w którym chcesz przeprowadzić wyszukiwanie (od A2 do D4).
• 4 to numer kolumny, w której znajduje się pensja (4. kolumna w zakresie to kolumna „Pensja”).
• FALSE oznacza, że chcesz dokładnie znaleźć ID 102 (nie interesuje Cię przybliżona wartość).

Po naciśnięciu Enter, Excel zwróci wynik 4000 PLN, czyli pensję Anny Nowak.

Praktyczne wskazówki i pułapki

1. Wyszukiwanie dokładnych wartości

Jeśli chcesz, aby funkcja VLOOKUP zwróciła dokładną wartość, upewnij się, że używasz argumentu FALSE w ostatnim parametrze. Jeśli pominiesz ten parametr lub wpiszesz TRUE, Excel może zwrócić wynik przybliżony, co może prowadzić do błędów, jeśli dane nie są posortowane.

2. Używanie nazwanych zakresów

Zamiast wpisywać zakres komórek w funkcji, możesz przypisać nazwę do zakresu (np. „Pracownicy”), a następnie użyć tej nazwy w funkcji VLOOKUP. Na przykład:

=VLOOKUP(102, Pracownicy, 4, FALSE)

Dzięki temu możesz łatwiej zarządzać swoimi danymi i uniknąć błędów przy wprowadzaniu zakresów.

3. Zwracanie danych z lewej strony tabeli

Funkcja VLOOKUP zwraca dane tylko z prawej strony pierwszej kolumny w tabeli. Jeśli chcesz wyszukiwać dane, które znajdują się na lewo od pierwszej kolumny, funkcja INDEX i MATCH będą bardziej odpowiednie.

Funkcja VLOOKUP to potężne narzędzie w Excelu

Funkcja VLOOKUP to potężne narzędzie w Excelu, które pozwala na szybkie i efektywne przeszukiwanie danych w tabelach. Dzięki jej zastosowaniu możesz zaoszczędzić mnóstwo czasu, a Twoja praca z danymi stanie się bardziej zorganizowana. Pamiętaj o kilku zasadach, takich jak stosowanie FALSE do dokładnego wyszukiwania czy unikanie próby zwracania danych z lewej strony tabeli. Używając funkcji VLOOKUP, możesz sprawnie analizować duże zbiory danych i wyciągać z nich wartościowe informacje.