Jednym z elementów, który świadczy o tym, że firma może działać na wysokim poziomie i pamięta o potrzebach swoich klientów, jest centrala telefoniczna. Niejeden student próbujący dorobić sobie w wolnym czasie i zdobyć nieco doświadczenia zaczyna właśnie od pracy call center, czyli tzw. słuchawki. Jednak wiele firm szuka także konsultantów, którzy mają wyższe aspiracje i umiejętności. Osoba obsługująca call center powinna spełniać istotne cechy, aby klienci mogli obdarzyć ją zaufaniem.

Przede wszystkim jej zadaniem jest słuchanie ludzi – o czym wiele osób zapomina i za bardzo skupia się na przedstawianiu swoich racji. Potrzeba także cierpliwości i dokładnego zrozumienia problemu, tak aby móc skutecznie temu zaradzić. Niezwykle istotną cechą jest również dostępność – dlatego w gestii firmy leży m.in. zweryfikowanie, ilu klientów korzysta z usług konsultantów, dzięki czemu można przemyśleć, ile osób do działu obsługi klienta zatrudnić. Jednak w call center liczą się nie tylko konsultanci, ale także oprogramowanie pozwalające na sprawne obsługiwanie innych osób.

Oprogramowanie call center software

Żeby praca działu obsługi klienta przebiegała jasno i przejrzyście, bardzo przydatnym narzędziem jest Call Center Software. To idealna okazja dla klientów, którzy oczekują szybkiego rozwiązania ich problemów. Dzięki oprogramowaniu nie będą musieli oni czekać zbyt długo na linii. Wszystko to gwarantuje bowiem system, który rozpozna numer osoby dzwoniącej – to tzw. funkcja CLIP oznaczająca w języku angielskim Calling Line Identification Presentation. Ponieważ zapisuje on również dane konsultanta, z którym się połączono, jest pewność, że klient zostanie przekierowany do tego samego pracownika. W ten sposób rozwikłanie problemu przebiegnie znacznie szybciej, gdyż można zacząć to robić od punktu, w którym skończyło się poprzednim razem. Ponadto Call Center Software pozwala dzięki odpowiednim funkcjom zachować dane dotyczące oceny, ile osób dodzwoniło się konkretnego dnia do biura. Można także otrzymać informację o osobach, które nie zdołały się dodzwonić, a także automatycznie zadzwonić do tych, które zrezygnowały z oczekiwania. Ponadto, warto pamiętać, aby skonfigurować ustawienia, tak aby w niektóre dni – np. święta, kiedy to dział obsługi klienta będzie nieczynny, system powinien automatycznie kierować osobę dzwoniącą do automatycznej sekretarki.

Pokonać konkurencję

Posiadanie nowoczesnych technologii i oprogramowań w dziale obsługi klienta jest bardzo ważną kwestią, aby móc zachęcać kolejnych klientów do korzystania z usług, a także, aby pokonać konkurencję. Wysokiej jakości call center software z pewnością jest dzisiaj wizytówką dla niejednego przedsiębiorstwa, podobnie jak wykwalifikowani doradcy potrafiący poradzić sobie z każdym problemem. Przed wdrożeniem systemu call center software należy też zapoznać się z dokładnymi kosztami, które trzeba będzie przeznaczyć na przedsięwzięcie tego procesu. Z pewnością poza samym zakupem będzie on obejmować serwis, upgrade, a także opłaty telekomunikacyjne.

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Sprawdź również

Na czym polega pozycjonowanie?

Optymalizacja pod kątem wyszukiwarek (SEO) to z punktu widzenia osoby, która nie ma pojęci…