Stopka w mailu – co powinna zawierać?

Stopka to jeden z nieodłącznych elementów maila, jednak często nie przywiązuje się do niej wystarczająco dużej wagi. To błąd, ponieważ stopka podkreśla profesjonalizm, spójny wizerunek i stanowi istotne uzupełnienie korespondencji.

Stopka w mailu – niezbędne elementy

Na co warto zwrócić uwagę i co powinna zawierać stopka w mailu? Podstawa to treść, jednak forma również ma istotne znaczenie. W stopce maila powinno znaleźć się imię i nazwisko, nazwa stanowiska, a także pełna nazwa firmy. Dobrym pomysłem jest także uzupełnienie stopki o logo firmy, które podkreśla profesjonalny charakter korespondencji. W stopce nie może także zabraknąć danych kontaktowych. Adres e-mail, telefon komórkowy, stacjonarny czy fax – warto rozważyć optymalny sposób komunikacji z klientem i umieścić w stopce te dane, z których szybko i bez problemu skorzysta. W stopce może także znaleźć się link do strony internetowej firmy. To kolejny element przemyślanego wizerunku firmy, a także większa szansa, że klient zechce zapoznać się ze szczegółami oferty. Wiele firm w stopkach mailowych wciąż utrzymuje adres korespondencyjny lub adres siedziby, jednak ta informacja zależy głównie od sposobu prowadzenia działalności.

Stopka internetowa a ochrona danych osobowych

Kolejna istotna kwestia to adnotacja na temat danych osobowych. By uniknąć problemów, warto umieścić w stopce informacje o tym, kto jest administratorem danych osobowych, wskazać cel przetwarzania tego rodzaju danych, a także podstawę prawną do takich działań. Jeżeli firma zamierza przekazywać dane osobowe innemu podmiotowi, również należy zaznaczyć taką informację. Więcej na temat ochrony danych osobowych w sieci znajdziecie w naszym artykule na temat RODO.

W zależności od rodzaju działalności, w stopce można umieścić też informacje na temat social mediów firmy. Coraz częściej w stopkach mailowych można zobaczyć ponadto dodatkową zachętę do skorzystania z usług firmy, na przykład branżowy certyfikat. Warto pamiętać o tym, że w stopce powinny znaleźć się niezbędne informacje ułatwiające kontakt, jednak dobrze jest zachować jej przejrzystą formę graficzną. Odpowiednio dobrana czcionka, kolorystyka i rozplanowanie graficzne to doskonały sposób, by podkreślić profesjonalizm i zyskać w oczach klientów.

Co zawrzeć w stopce mailowej? Podsumowanie:

1. Imię i nazwisko,
2. Nazwę zajmowanego stanowiska w firmie,
3. Adres firmy,
4. Numer telefonu,
5. Logo firmy,
6. Link do strony www firmy,
7. Informacje na temat administracji danymi osobowymi,
8. Social media firmowe,
9. Certyfikaty branżowe.