System helpdesk – zorganizowana obsługa e-mail w Twojej firmie

Pracownicy Twojej firmy każdego dnia otrzymują setki maili i zgłoszeń? Obsługa tak wielu wiadomości nie jest prosta. Dlatego w celu usprawnienia procesu komunikacji w firmie, wykorzystaj profesjonalny system helpdesk.

Jak działa helpdesk system?

Nowoczesny, zaawansowany technologicznie helpdesk system od sprawdzonego dostawcy, takiego jak firma Thulium, to platforma pozwalająca na zorganizowaną obsługę e-maili, zgłoszeń z formularzy oraz innych form kontaktu pisemnego. Helpdesk system Thulium to jedna skrzynka dostępna dla pracowników. Powołani do tego konsultanci widzą wszystkie wiadomości, co daje pewność, że żadne zgłoszenie od klienta nie pozostanie bez odpowiedzi. Dzięki systemowi oznaczeń masz pewność, że wiadomość zawsze trafi do odpowiedniej osoby.

Dlaczego warto wykorzystać helpdesk system w firmie?

Na platformie Thulium widoczna jest cała historia komunikacji z danym klientem, co bardzo ułatwia pracę, zwłaszcza w przypadku nieobecności pracownika. W sytuacji, gdy konsultant pójdzie na L4 albo urlop, nie ma potrzeby regularnego logowania się w celu sprawdzenia jego firmowej skrzynki e-mail. Wszystkie zgłoszenia, reklamacje, e-maile oraz inne wiadomości, na które odpowiadał pracownik, są bowiem widoczne dla innych specjalistów.

Wykorzystanie w firmie systemu helpdesk z ticketami pozwala na zachowanie porządku. Wybierając to rozwiązanie, masz pewność, że żadna wiadomość nie zostanie pominięta, a przez to żaden potencjalny klient nie zostanie zlekceważony. Platforma skutecznie porządkuje pracę i zapewnia wygodny nadzór nad realizacją kolejnych zadań.

Nowoczesne oprogramowanie zawiera również wiele przydatnych narzędzi do analiz i raportowania. Wallboardy oraz dashboardy dają szybki pogląd na bieżącą sytuację. Pozwalają także sprawdzić, co wydarzyło się w przeszłości oraz wyciągnąć wnioski dotyczące przyszłych decyzji i działań. To wszystko przekłada się na optymalizację oraz zwiększenie wydajności pracy.

Inwestycja w helpdesk system Thulium to także zwiększenie szybkości obsługi. Dzięki zastosowaniu szablonów odpowiedzi konsultanci szybciej i łatwiej obsługują powtarzalne zgłoszenia zawierające np. najczęściej powtarzające się pytania. To pozwala oszczędzić cenny czas specjalisty i poświęcić go na realizację innych zadań. Ponadto osoby zarządzające systemem do obsługi mają pewność, że konsultanci odpowiadający klientowi nie pominą żadnej istotnej z punktu widzenia przedsiębiorstwa informacji.

Platforma helpdesk pozwala ponadto uniknąć dublowania zadań, a także ograniczyć liczbę pomyłek. Konsultanci świetnie wiedzą, kto się czym zajmuje i kto aktualnie odpowiada na daną wiadomość, ponieważ przypisywanie agentów do ticketów wyznacza osobę odpowiedzialną za pomoc użytkownikowi. Wiadomości tworzone na bieżąco przez danego pracownika są widoczne w tickecie, wiec osoba, która wejdzie w dane zadanie, widzi, że inny pracownik obsługuje już konkretnego klienta. Dzięki temu specjaliści nie krzyżują się zadaniami, a klienci mają pewność, że zostaną obsłużeni tak samo sprawnie, niezależnie od tematu sprawy.