Stopka to jeden z nieodłącznych elementów maila, jednak często nie przywiązuje się do niej wystarczająco dużej wagi. To błąd, ponieważ stopka podkreśla profesjonalizm, spójny wizerunek i stanowi istotne uzupełnienie korespondencji.

Stopka w mailu – niezbędne elementy

Na co warto zwrócić uwagę i co powinna zawierać stopka w mailu? Podstawa to treść, jednak forma również ma istotne znaczenie. W stopce maila powinno znaleźć się imię i nazwisko, nazwa stanowiska, a także pełna nazwa firmy. Dobrym pomysłem jest także uzupełnienie stopki o logo firmy, które podkreśla profesjonalny charakter korespondencji. W stopce nie może także zabraknąć danych kontaktowych. Adres e-mail, telefon komórkowy, stacjonarny czy fax – warto rozważyć optymalny sposób komunikacji z klientem i umieścić w stopce te dane, z których szybko i bez problemu skorzysta. W stopce może także znaleźć się link do strony internetowej firmy. To kolejny element przemyślanego wizerunku firmy, a także większa szansa, że klient zechce zapoznać się ze szczegółami oferty. Wiele firm w stopkach mailowych wciąż utrzymuje adres korespondencyjny lub adres siedziby, jednak ta informacja zależy głównie od sposobu prowadzenia działalności.

Stopka internetowa a ochrona danych osobowych

Kolejna istotna kwestia to adnotacja na temat danych osobowych. By uniknąć problemów, warto umieścić w stopce informacje o tym, kto jest administratorem danych osobowych, wskazać cel przetwarzania tego rodzaju danych, a także podstawę prawną do takich działań. Jeżeli firma zamierza przekazywać dane osobowe innemu podmiotowi, również należy zaznaczyć taką informację. Więcej na temat ochrony danych osobowych w sieci znajdziecie w naszym artykule na temat RODO.

W zależności od rodzaju działalności, w stopce można umieścić też informacje na temat social mediów firmy. Coraz częściej w stopkach mailowych można zobaczyć ponadto dodatkową zachętę do skorzystania z usług firmy, na przykład branżowy certyfikat. Warto pamiętać o tym, że w stopce powinny znaleźć się niezbędne informacje ułatwiające kontakt, jednak dobrze jest zachować jej przejrzystą formę graficzną. Odpowiednio dobrana czcionka, kolorystyka i rozplanowanie graficzne to doskonały sposób, by podkreślić profesjonalizm i zyskać w oczach klientów.

Co zawrzeć w stopce mailowej? Podsumowanie:

  1. Imię i nazwisko,
  2. Nazwę zajmowanego stanowiska w firmie,
  3. Adres firmy,
  4. Numer telefonu,
  5. Logo firmy,
  6. Link do strony www firmy,
  7. Informacje na temat administracji danymi osobowymi,
  8. Social media firmowe,
  9. Certyfikaty branżowe.

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Sprawdź również

TikTok – na czym polega fenomen tej aplikacji?

Aplikacja Tik Tok – wszystko co powinieneś o niej wiedzieć! Tik Tok to jedna z najba…