Informacja prasowa – podstawa komunikacji PR

Jednym z najważniejszych obowiązków osoby pracującej w dziale Public Relations jest kontakt z dziennikarzami. Działania z zakresu media relations (relacje z mediami) to najczęściej rozsyłanie informacji prasowej. Warto już na wstępie nadmienić, iż informacja prasowa to nie bezpłatny sposób na reklamę, lecz transakcja wiązana – pismo otrzymuje wartościowe, informacyjne i dobrze opracowane treści, które może opublikować, zaś firma, która te treści udostępnia, buduje świadomość swojej marki na rynku i poszerza grupę swoich potencjalnych odbiorców. Jednak, przygotowanie właściwej i mającej duże szanse na publikację treści dla prasy to niełatwe zadanie. Jak powinna być skonstruowana informacja prasowa oraz jakich błędów unikać?

Kompletna informacja prasowa to podstawa

Informacja prasowa powinna być przede wszystkim merytoryczna, nowa, interesująca i kompletna. Niezmiernie ważnym jest, by twórca tekstu zadbał o kompletność wysyłanej informacji, gdyż w dobie dużej konkurencyjności na rynku nikt nie traci czasu na dopytywanie o szczegóły, niepełne treści raczej nie doczekają się publikacji i zwykle po prostu lądują w koszu. Powszechnie przyjęty i akceptowany format tego rodzaju komunikatu jest niezmienny – warunkuje go podstawowa zasada prezentowania informacji w światku dziennikarskim 5W, czyli pisanie artykułu w taki sposób, by odpowiadał on na pięć najważniejszych pytań: Kto? Co? Kiedy? Gdzie? Dlaczego?

Co więcej, warto pamiętać również o właściwej formie prezentacji. Niezbędne będą: data, ciekawy, zachęcający do lektury tekstu temat, kilkuzdaniowy lead będący streszczeniem treści, kilka akapitów stanowiących rozwinięcie tematu oraz obowiązkowo kontakt do osoby prowadzącej działania PR.

Najczęstsze błędy przy rozsyłaniu informacji prasowej

Niestety, szczególnie osoby, które dopiero rozpoczynają swoje PR-owskie działania popełniają błędy, które negatywne rzutują na relacje marki z mediami oraz najczęściej skutkują brakiem publikacji rozsyłanych treści. Do najcięższych przewinień PR-owców należą z pewnością:

• Przesyłanie treści słabych merytorycznie, nie na temat i co absolutnie niedopuszczalne – reklamowych
• Zbyt duża częstotliwość wysyłanych komunikatów prasowych – szczególnie połączona z reklamowym charakterem treści nieuchronnie skończy w folderze SPAM, nie mówiąc już o wzbudzaniu negatywnych odczuć osób, na których przychylność liczymy – dziennikarzy
• Brak profesjonalizmu – wysyłanie tekstów do wielu osób na raz (korzystanie z opcji DW w poczcie elektronicznej), literówki w tekście, rozsyłanie informacji prasowych na oślep (co w praktyce sprowadza się do przesyłania artykułów nie na temat)

Informacja prasowa jako postawa media relations, musi być odpowiednio przygotowana. Jeśli brak nam wiedzy i doświadczania w prowadzeniu tego rodzaju działań, lepiej zwrócić się do specjalistów, np. z agencji PR Consulting’n more (https://consultingandmore.pl/), którzy zadbają o poprawność kontaktu z dziennikarzami co zaowocuje licznymi publikacjami na łamach gazet czy portali. Nieprofesjonalny kontakt może nie tylko zrazić dziennikarzy, ale również nie przynieść oczekiwanego efektu i wzmagać negatywne postrzeganie danej marki.